Edificio del INVU en San José. CRH/Con fines ilustrativos
El Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU) tardó más de 5 años sin gestionar adecuadamente la reposición de los libros contables de la entidad, según detalló un oficio de advertencia emitido por la Auditoría Interna el 26 de noviembre de 2024.
Los libros contables, que resguardan la información económica y financiera de la institución correspondiente al año 2019 y anteriores, están extraviados y, a la fecha del reporte de auditoría, no habían sido repuestos.
El viernes 22 de febrero de 2019 y el lunes 25 de febrero de ese mismo año, en el diario oficial La Gaceta, la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones del INVU publicó los avisos con la autorización respectiva para el trámite de reposición de los libros contables. Entre estos se citaron los siguientes: libro mayor, libro diario, libro de inventarios y libro de balances.
El oficio de advertencia ADV-006-2024, emitido por la Auditoría Interna del INVU, señala que al 26 de noviembre de 2024 existía una “inacción por parte de la administración activa” para gestionar la reposición de los libros contables antes citados.
Según el documento, el 19 de agosto de 2024, hubo una reunión entre la Auditoría Interna y la Unidad de Finanzas y Contabilidad “con la finalidad de atender el tema de los libros contables digitales”. En ese encuentro, la dependencia fiscalizadora consultó sobre el estado y la ubicación de los libros contables, y la respuesta recibida fue que “se encontraban extraviados”.
La Auditoría Interna solicitó un informe sobre el estado de los libros y sobre las gestiones realizadas para concretar la reposición.
El 24 de septiembre de 2024, la Unidad de Finanzas y Contabilidad remitió a la Auditoría Interna documentación sobre el estado de los libros contables y recalcó que desde 2019 se había publicado en La Gaceta lo referente al extravío y reposición de los documentos.
Menos de dos meses después, el 5 de noviembre de 2024, la Auditoría Interna señaló a esa unidad los requisitos que se debían cumplir para la apertura de los libros contables, en consonancia con lo dispuesto en la Ley del Sistema Nacional de Archivos y los lineamientos de la Dirección General de Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda. Además, cuestionó por qué desde 2019 no se había solicitado la apertura de los libros contables y consultó por el estado de los documentos para el período comprendido entre 2019 y 2023.
El 19 de noviembre de 2024, la Unidad de Finanzas y Contabilidad respondió las inquietudes y recalcó que la junta directiva del instituto es la que debía tomar las decisiones respectivas sobre este tema:
“Desconozco las razones que mediaron en los años previos a mi ingreso por las que no se realizó la solicitud de apertura de los libros contables. Puedo comentar que, desde el año anterior (2023), se ha tratado de avanzar (entre otros) con este tema, iniciando con la revisión de la forma y el contenido de los reportes a nivel de sistema, indicó el funcionario a cargo.
En la reunión del 13 de noviembre, Jesús Gerardo Araya Zúñiga, funcionario de la Dirección General de Contabilidad Nacional, enfatizó que la ausencia de los libros contables es un “asunto grave para cualquier entidad, pues afecta la trazabilidad y la veracidad de los estados financieros”.
“Aunque el INVU perdió libros contables en el pasado, es necesario reconstruir la información a partir de los estados financieros, asegurando coherencia entre registros y estados financieros. Antes de iniciar el registro digital, se deben actualizar los libros físicos desde la fecha más reciente con información disponible (se recomienda comenzar con registros desde 2016).
“Es importante que la junta directiva del INVU autorice formalmente el inicio de la reconstrucción y digitalización, así como que se documente el motivo de la ausencia de los libros anteriores”, apuntó el funcionario.
Araya Zúñiga subrayó que, en caso de migrar a registros digitales, estos deben cumplir con los controles internos y la trazabilidad del sistema, para no confundir archivos digitales sin control con libros contables digitales.
“El INVU deberá reconstruir la información contable a partir de los estados financieros, de acuerdo con la fecha acordada por la junta directiva, con autorización y respaldo formal. La junta directiva debe aprobar y documentar el proceso de reconstrucción y justificar la ausencia de los libros anteriores, mencionando la pérdida de los libros y las dificultades para recuperar información previa”, recomendó.
El INVU brinda financiamiento para compra de vivienda. Foto con fines ilustrativos/INVU Facebook
El instituto indicó a crhoy.com, a través de la oficina de prensa, que “se ha estado trabajando en la reposición de los libros legales realizando acercamientos con Contabilidad Nacional para aclarar dudas y avanzar en la implementación de libros contables en formato digital”.
“Actualmente, estamos a la espera de que la Auditoría Interna realice el trámite de apertura correspondiente. La junta directiva ha sido informada sobre el tema y se está a la espera del pronunciamiento de la Auditoría Interna para continuar con el proceso”, citó la entidad.
La Auditoría Interna solicitó a la junta directiva del INVU lo siguiente:
Rendición de cuentas a la alta administración sobre el extravío de los libros contables y qué gestiones (planificación, hojas de ruta, diagrama de Gantt, etc) se realizaron durante los años 2019 al 2024 para contar con los citados libros.
Tomar un acuerdo sobre la aprobación del proceso de extravío y reconstrucción de los libros contables, contando con el apoyo de la asesoría legal que el órgano colegiado considere pertinente (por ejemplo, asesora de junta directiva, asesoría legal o consultor legal externo, etc.).
Crear políticas para libros contables.
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Pablo Rojas
